Blog Listesi
Yalın İK Örnekleri – İşe Alım
Bu yazımda ve bundan sonrakilerde İK Yönetiminin temel süreçlerine odaklanarak, her temel İK sürecinde Yalın İK prensipleri içindeki 8 israf konusu özelinde israf örneklerini listeleyeceğim. Bugünkü yazımızın konusu İşe Alım. Önceki yazımda tablo kullanımının farklı ortamlardan okunabilen blog yazılarında sıkıntı çıkarabildiğini fark ettim. Bu nedenle tablo kullanmayacağım. Ama siz bu listeleri bir tabloya yerleştirerek sizin durumunuzda hangi koşulların geçerli olduğu ve bu sorunu gidermek için neler yapabileceğinizi daha kolay okunabilecek kolonlar halinde hazırlayabilirsiniz.
Listeye geçmeden önce, uçtan uca iyi bir işe alım deneyimi için sürecin içinde yer alan roller bazında çağımızın gerektirdiği beklentilerin ne olduğuna tekrar kısaca bir göz atalım:
- Öncelikle, kurum yönetimi her zaman piyasadaki en iyi yeteneği en uygun koşullarla kendi bünyesine katmayı ve uzun zaman ondan yararlanabilmeyi bekler.
- Her birim yöneticisi; ihtiyacı olan yeteneği, ihtiyacı olduğu andan itibaren en kısa zamanda piyasada bulunabilecek en iyileri arasından mümkün olan en kısa zamanda kendi ekibi içinde görebilmek ister.
- İK işe alım birimleri; kendisinden talep edilen yeteneğin kendisine en hatasız biçimde tarif edilmesini, bu yeteneğe uygun adayları taleplerini en hızlı biçimde ve zahmetsizce olabildiğince fazla sayıda bir havuzda toplayabilmeyi, sonra da kendi süreçlerini hızlıca yürütüp sürecin gerektirdiği tüm ayrıntıları takip ederek kolayca raporlamayı ve birim yöneticisi ile birlikte hızlıca ve hatasız olarak işlemi sonuçlandırıp iç ve dış müşterilerini memnun edebilmeyi ister.
- Adaylar; kurumların kendilerine uygun olan arayışlarından bir an evvel haberdar olabilmeyi, kurumun adaylardan beklentilerini net bir biçimde anlayabilmeyi, başvurularını kolayca ve zahmetsizce yapıp en kısa zamanda sonucu almayı ve doğal olarak sonuçta kendilerine en uygun olacak işte en uygun koşullar ile güvenli bir biçimde uzun süreler boyunca çalışabilmeyi ister.
Bu beklentileri okuyunca, hangi rolde olursanız olun, büyük bir çoğunluğunuzun müstehzi bir şekilde gülümsediğini görür gibiyim. Çünkü her kurumun her işe alım sürecinde, bu beklentilerin belli bir oranı karşılanamıyor ne yazık ki. İşte bunun nelerden kaynaklanabileceğini Yalın İK yaklaşımı ile gruplanmış şekilde aşağıda açıklamaya çalıştım.
(D)efects – Hatalar
ðYanlış kurgulanmış organizasyon yapıları nedeni ile görev tanımlarının ve norm kadroların hatalı olması ya da güncel olmaması nedeni ile alım kararlarında ve seçim süreçlerinde hatalı hareket edilmesi
ðYetkinliklerin tam anlaşılamaması, somut davranışların kodlanamaması, yetkinlik kütüphanelerinin eksik ya da hatalı olması nedeni ile istenen görevlere istenen yetkinliklerde adayların filtrelenmesinde hatalar yapılması
ðBirim yöneticileri tarafından ihtiyaç duyulan yeteneğin, adaydan iş ve yetkinlik açılarından beklediklerinin eksik ya da yanlış tarif edilmesi
ðHatalı ya da eksik tanımlanmış iş ilanları sonucunda uygun yetenekler yerine uygun olmayan yeteneklerden başvuru toplanması
ðAdaylar hakkında ihtiyaç anında kolayca ulaşılabilecek, birim yöneticileri ile de gereğinde hızlıca paylaşılabilecek şekilde derlenmiş net bilgilerin bulunmaması, hatalı olması ya da güncel tutulamaması
ðBaşvuru süreçlerinde yapılan işlemlerin ve sonuçlarının doğru ve güncel tutulamaması nedeni ile aşamalar arasında filtrelemelerin ve seçim kararlarının hatalı olması, kiminle ne zaman ne yapıldığı bilgisi olmaması nedeni ile süreçlerde hatalı kararlar verilmesi
ðAdaylara hatalı geri bildirimler yapılması ya da hiç yapılamaması neticesinde özellikle güvenilirlik kaybı ile birlikte, işe alım sürecinde çeşitli aksaklıkların yaşanması ve zaman kaybedilmesi
(O)verproduction – Fazla İmalat
ðUygunluk kriterleri belirgin olmayınca gereğinden fazla sayıda adaylarla mülakatlar yapılması ya da o pozisyon için gerekli olmayacak değerlendirme, test vb. işlemler sonucunda gereksiz zaman ve maliyet kaybı yaşanması
ðBaşvuru sürecinde aşamalar bazında doğru ve etkin bir filtreleme sistemi kurulmadığından her aşamada her defasında binlerce ya da onbinlerce adayın taranarak, değerlendirilmesi, raporlanması
ðAdaylar hakkında KVKK koşullarını da ihlal edebilecek derecede fazla bilgi ile başvuru süreçlerinin yürütülmesi
ðSistem üzerinde her başvuru sürecinin aday bilgilerinin güncellenmeden ve temizlenmeden tutulması neticesinde zaman içinde büyük bilgi kirliliği yaratması, sistemin yavaşlaması ve işlemlerin gittikçe zorlaşması
ðSüreçlerin gereksiz noktalarında gereksiz kişilere sürece yardım etmeyen otomatik mesajlar göndererek iletişim kirliliği yaratılması
(W)aiting – Bekleme
ðAdaylar ile yapılacak yüz yüze görüşmeler için randevulaşmanın yönetilememesi nedeni ile süreçlerde gecikmeler olması, gecikmeler nedeni ile diğer adayların gereksiz bekletilmesi olasılığı
ðSınav, test, değerlendirme vb. işlemlerin topluca yapılamaması ya da iyi koordine edilememesi, sonuçların sisteme geç girilmesi gibi nedenler ile bir sonraki aşamaya geçmede gecikmelerin yaşanması
ðYazılımların yüksek adetli işlemleri kaldıramaması nedeni ile bilgi sistemleri kullanımında gecikmeler ve beklemeler yaşanması
ðAşamalar bazında kararların alınması ve bir sonraki aşamaya geçiş için gerekli işlemlerin tamamlanamaması nedeni ile beklemelerin yaşanması
ðAdaylara aşamalar ve durumları hakkında zamanında bilgi verilmemesi nedeni ile iletişimde ve geri bildirimlerde gecikmeler ya da kayıplar yaşanması
ðToplu karar, onay ya da hesaplama işlemlerinde elle yapılması gereken çalışmalar olması ya da sistemin iyi çalışmaması nedeni ile uzun süreli beklemelerin yaşanması
(N)on-utilized Talent – Kullanılmayan Yetenek
ðİşe alım birimi içinde görev ve sorumluluk tanımlarının net yapılmamış olması nedeni ile uygun olmayan yeteneklerin daha düşük işlerde kullanılarak işlem maliyetlerinin yükselmesi,
ðYüksek yetkinlikteki kişilere bilgi sistemlerinden yararlanmak yerine elle uzun sürecek işler yaptırılarak süreçlerde ve karar sürelerinde zaman ve doğruluk oranı kaybettirilmesi
ðİşe alım birimi yetkililerinin sorumlu oldukları işlerde gerekli eğitimleri almamış, bu nedenle de işlerini tam olarak nasıl yapacakları konusunda yeterli bilgi ve beceri ile donatılmamış olması
(T)ransportation – Dolaşım
ðİş akış süreçlerinin iyi tasarlanmamış olması sonucunda onay işlemlerinin gereksiz yere çok kişi tarafından yapılması
ðİş akış süreçlerinin iyi tasarlanmamış olması sonucunda bir kerede tamamlanacak aşamaların birden fazla kere tekrarlanması
(I)nventory – Birikim
ðBaşvuru sürecinde özgeçmiş formlarının; test, değerlendirme ve mülakat formlarının kağıtlar ya da Excel tablolar üzerinde oluşturulup süreçte dolaştırılması nedeni ile saklanması gereken evrakın gereksiz yere çoğalması
ðİşe alım sürecinde işe alım evrakının kapsam ve akışı iyi düzenlenmediğinden gereksiz ve / veya bilgi sistemlerinde tutulabilecek nitelikte dokümanın kâğıt ortamında saklanma ihtiyacının ortaya çıkması, bu nedenle işlem hızının da yavaşlaması
ðBilgi giriş noktalarının iyi düzenlenmemesi nedeni ile sisteme girilecek ve bir sonraki aşamaya geçişi etkileyecek karar verme işlemlerini etkileyecek bilgilerin sisteme geç girilmesi, bilgi değişikliklerinin beklemesi ve belli noktalarda birikmeye başlaması, güncelliğinin yitirilmesi
ðÖzgeçmişler, test sonuçları vb. verilerin gerektiğinden fazla süre ile sistemde tutulması, sistemde yavaşlamaya ve gereksiz bilgilerin işlenmesi nedeniyle, süreçlerde karışıklıklara sebep olunması
(M)otion – Hareket
ðEntegre olmayan sistemler nedeni ile organizasyon ve görev tanımlarının, özgeçmişlerin, test ve değerlendirme evrakının bir sistemden diğerine sürekli olarak aktarılması ihtiyacının doğması, senkronizasyon ve güncellik sıkıntılarının yaşanması
ðAynı nedenle işe alım süreçlerinde işe alım uygulamaları ile özlük ve bordro uygulamaları arasında sürekli veri akışı ve senkronizasyon ihtiyacının ortaya çıkması, bu nedenle yavaşlama ve gereksiz kontrol ihtiyacı sonucunda maliyet artışlarının yaşanması
ðBirbirine bağlı aday portalı, başvuru takibi, işe alım, özlük güncelleme, bordro, idari hizmetler gibi amaçlar için farklı uygulamalar kullanılıyor olması nedeni ile birbirlerine geçişli işlemlerde bir uygulamadan diğer uygulamaya sürekli geçiş ve manuel bilgi akışı ihtiyacının ortaya çıkması
(E)xtra Processing – Fazladan İşlem
ðBirbirine bağlı aday portalı, başvuru takibi, işe alım, özlük güncelleme, bordro, idari hizmetler gibi amaçlar için farklı uygulamalar kullanılıyor olması nedeni ile farklı birimlerdeki sorumluların çok benzer bilgileri kendi sistemlerinde yeniden işlemek zorunda kalması
ðSadece standart süreçler ile daha özensiz veri toplayan kariyer sitelerinin kullanımı nedeniyle bu sitelerde biriken mükerrer ve anlamsız özgeçmiş kayıtlarının da filtrelenmek zorunda kalması sonucunda gereksiz iş yükü oluşması
ðÖzgeçmiş bilgilerinde adaylardan süreci ilgilendirmeyecek bilgiler istenmesi. Yine sürece katkısı olmayan test, mülakat, değerlendirme işlemlerinin yapılması. Bu nedenle kararı etkilemeyecek birçok işlemin gereksiz olarak yapılması
Yukarıdaki listeden görüleceği gibi, birçok maddede önceki yazımda bahsettiğim örneklerden yararlandım ve bunları başvuru ve işe alım süreçlerine uyguladım. Tabii burada verdiğim örnekler olabileceklerin tümü değil. Bu şekilde sizlerin de deneyimlerinizden ya da kendi kurumunuzdaki mevcut durumdan birçok farklı örnek de eklenebilir bu listeye. Bir de bazı kök nedenlerin zaten farklı israf noktalarındaki birçok örneği bir anda çözebileceği de görülecektir uygulamalarda.
Dikkat ederseniz, bu örnekler ve sizin ekleyecekleriniz ile birlikte aslında elinizde çok da değerli bir SLA (Hizmet Seviyesi Anlaşması) kontrol listesi oluşuyor. Yani bu hatalar üzerinden yeniden tasarlayacağınız süreçlerinizde ve sisteminizde neleri ne şekilde, hangi kurallar içinde, ne sürelerde yapacağınızı belirleyebilirseniz zaten sisteminizin sağlığını sürekli olarak kontrol edebileceğiniz bir kontrol listesini de elde etmiş olacaksınız.
Tabii aslında benim uzun yıllardır özlemini çektiğim bir şey de bu gibi konuların örneğin PERYÖN gibi, bu alana hizmet veren kuruluşlarımız tarafından ele alınıp, bu konularda uzman üye kurumların gönüllü yetkililerinden oluşacak çalışma grupları ile tüm üyeler tarafından yararlanılabilecek geniş kontrol listelerinin oluşturulması. Ülkemiz için, çeşitli kongrelerde havanda su döven birçok seminerden çok daha yararlı, kullanılır sonuçlar çıkacağından ve tüm dünyaya da örnek çalışmalar olacağından eminim.
Bir sonraki İK süreci üzerindeki Yalın İK örnekleri yazımda görüşmek üzere.
